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中国移动通信集团四川有限公司-构建营销类物资全生命周期管理体系的探索与实践

发布时间:2020-07-31 10:59:54 中国物流与采购网

1.企业简况

中国移动通信集团四川有限公司(以下简称“四川移动”)于1999年7月28日正式组建,注册资本为74.83亿元人民币,是中国移动通信集团公司的全资子公司之一。近年来四川移动积极践行“提速降费”“宽带中国”要求,以创新驱动发展,运营收入连续创新高,目前服务客户超过5000万,其中4G客户已超过3000万人次,客户份额持续保持行业主导。

四川移动秉承“成为卓越品质的创造者”, 致力于高品质的创造与奉献“创无限通信世界, 做信息主播福利在线 栋梁”。在经济效益高速增长的同时,四川移动始终不忘自身承担的主播福利在线 责任,诚心回报主播福利在线 ,已初步将公司打造为一个“有竞争力、有主播福利在线 责任、有道德有在线电视直播 ”的企业。

2.主要解决的问题

随着移动业务的不断拓展,各类物资特别是市场营销类物资使用规模日趋庞大,对相关物资能否高效精细化管理,直接影响业务市场的发展以及企业营收效率。这些物资在采购、物流、投放、账务及运维等业务环节涉及多个业务条线,由于缺乏完善的跨部门管理体系,以及各部门间管理壁垒导致职责分工不清晰,并且各部门业务管理维度不一致导致各支撑系统间数据维度不同,从而形成支撑系统的数据交互壁垒。物资管理从库存、领用、销售、下账全环节未精确到每台实物,从实物库存到领用出库到安装维护,各个业务环节流转过程中容易出现数据与实物差异,最终出现销售账实不一,库存账实不一,实物流、信息流、资金流分离问题,所以为进一步提升市场物资的全面精细化管理,形成“实物流、信息流、资金流”三位一体的物资管理模式,是目前企业“促进精细化管理”达到“降本增效”业务管理提升重点。

由于供应链系统、业务管理系统(BOSS)、财务系统(ERP)支撑的业务部门对物资管理维度不同,所以各支撑系统间数据维度不同,目前未实现数据自动交互及流程闭环管理,导致实物流、信息流、资金流出现差异,其主要难点表现如下:

1)采购管理困难:当前管理维度上无法对进入装维环节的物资总量、类型、实物状态信息做到精准把控。

2)库存管理困难:当前管理手段在对物资需求保障中无法对装维环节物资库存进行精准管控,以及物资流向的精准定位。

3)审计风险:由于实物流与信息流的差异,导致在物资管理审计中易出现账实不符的情况,各业务系统间数据对应困难,甚至出现业务管理系统中某些物资来源不明的情况,导致最终账账不相符的问题。

基于现在企业中存在的物资管理突出问题,围绕“降本增效”促进“精细化管理”管理的指导思想,通过对企业物资业务管理流程进行精细化梳理,从管理细化入手,从物资仓储、领用、销售各环节的管理细化,依托IT系统的支撑手段,建立交互基础数据标准,打通各管理系统间的数据障碍,全面实现信息流、资金流的全自动交互,建立实物流、信息流、资金流“三位一体”的管理机制,实现物资跨平台的全生命周期管理,为风险防控提供数据抓手。

3.项目推进过程

3.1 配齐角色,明确分工

对于企业中繁杂的物资管理工作,有明确的职责和完整的工作分工,是推进物资的全生命周期精细化管理基础。从采购、库存、销售、安装、维护的全生命周期物资管理体系中,明确各部门管理职责,杜绝管理重叠和管理死角,创新完善跨部门跨组织间管理流程;能有效促进业务沟通、管理流程贯彻和问题跟进解决响应速度。

3.2 完善制度,提升管理力度

建立完善管理制度和详细的业务操作规范,是提升物资管理力度的基础,也是物资精细化管理落实的前提。尤其是企业中跨组织跨部门的业务协同,建立完善的物资管理体系和物资管理制度是加强物资管理的基础,对于管理制度的执行力度直接体现了管理制度的落实情况,体现了在物资管理过程中的制度理解、制度执行、工作监督的实际成效。

3.3 统一交互标准,推动系统融合。

企业物资管理涵盖采购、储运、销售、装维全业务流程,在物资流转过程中,建立一套完整的业务支撑体系是确保实物流、信息流、资金流一致性的基础。然而业务系统间的数据如何能安全有效的交互呢?一套统一的基础数据和统一的交互标准是确保物资流转过程中各业务系统能有效对接的前提,对形成物资管理全流程IT支撑,达到各支撑系统的业务数据无缝对接的必要条件。

推进业务系统融合需要对各业务场景出现的交互数据进行详细梳理和规范。物资从采购到订单,从发货到接收,从仓库到销售,从安装到维护,对各部门间业务交互场景进行细化,以及对各业务系统交互数据进行规范,确保业务流程无障碍,系统数据全面对接。

1)统一系统间交互数据标准:建立基系统间基础数据的自动同步机制,确保交互基础一致性。例如物资的产品编码、物料编码、实物的唯一编码,以及组织机构编码等。

2)精细化订单管理:订单是业务发展的开端,物资精细化管理从订单类别进行细化,将订单分为正常购买、赠送订单两大类。建立物资的唯一编码管理机制,精确到采购的每台实物,供应商发货到订单接收对每台实物进行核实,确保实物流与信息流的一致性。

3)统一入库来源:采购物资在地市入库统一根据扫描接收进行系统间自动同步,仓库管理精确到实物串码级,确保系统间库存来源数据一致性。当物资发生转移时,业务发生系统自动将转移数据信息自动同步到其他业务系统,确保实物流与数据流一致性。

4)实现省、市、县三级物资管理联动:从订单下达到省公司仓库接收,地市接收和区县领用形成物资管理流程优化,使实物流与信息流形成统一,有效提升物资的精细化管理,使物资管理业务色情直播 发展。

5)形成物资自动报备机制:根据业务流转,形成各支撑系统间实物数据自动流转,为业务开展提供有力的数据支撑,更进一步达到提升物资精细化管理的目的。例如市场物资在BOSS系统接收地市入库信息后,将串码信息自动传递到3A和易视讯平台进行自动报备。

6)销售记录驱动下账操作,保证账实一致:物资发生销售业务后,在支撑系统中记录销售标记,并利用业务系统间数据自动交互,促使实物流、信息流和资金流达到一致性。例如市场物资在BOSS系统完成销售标记后,BOSS系统将实物销售记录同步到供应链系统,供应链系统操作人员根据销售记录按地市进行下账操作,并将下账记录同步到ERP系统,确保账实一致。

3.4 落实系统建设,形成全流程系统支撑体系

为提升企业对于物资管理的效率,达到“降本增效”提升效益的要求,在企业完善的管理体系和详细的操作规范的基础上,从物资采购到库存,从领用到装维,从装维到下账,所有业务环节支撑系统根据新业务流程管理规范、数据交互规范进行数据对接,形成企业物资管理全流程业务数据的封闭流转,为业务发展提供全面的系统支撑。

一、从源头开始引入实物串码管控,保证发货接收实物一致

1)基础数据配置:供应链系统根据业务要求将各类物资从物料维度配置为需要扫描,并进行物资类别的准确归集。

2)订单:订单在供应链系统创建、审批完成后自动同步到ERP系统,同时将发货信息传供应商门户系统通知供应商发货。

3)发货:供应商通过供应商门户系统对订单进行发货,对发货的物料从供应商开始精确到实物串码级,供应链系统完成对串码规范性、唯一性性验证,错误串码、重复串码不允许进入系统。

4)接收:地市公司对物资接收时,对接收实物进行串码扫描,确保接收实物与供应商发货实物一致,同时对实物串码归属进行自动标记。

二、多层级实物扫码验证,物资定位更精准

1)从订单开始联动供应商从发货环节对物资精确到实物串码管理;

2)通过接收、领用、销售等环节对实物进行多次扫描验证,使实物流与信息流保持一致,物资流向全程可视。

三、统一入库入口,实现按需领用

1)从省、市、县三级联动实现按需领用,对库存进行合理分配。省库根据地市需求进行按需调拨,地市根据区县需求进行按需分发。

2)供应链系统将扫描验证完成的实物串码自动同步到BOSS系统作为BOSS系统家宽终端入库的唯一入口,确保物资来源可查可溯。

3)各区县根据业务发展需要按需领用,并对领用实物进行串码扫描确认,确保实物转移与数据流转一致。

四、多个系统数据封闭流转,确保账实一致

1)物资在供应链系统扫描完成地市接收,供应链系统将扫描串码自动同步到BOSS系统作为BOSS地市一级库库存数据,作为市场运营部进行物资分配的数据依据。

2)BOSS系统根据地市入库的实物串码,自动将串码同步到3A平台进行串码报备。

3)区县市场经营部门根据业务发展需要在BOSS系统发起物资领用,当收到实物时对实物进行扫描确认,BOSS系统将已扫描确认的实物串码自动同步到供应链系统,供应链系统标记物资已从地市转移到区县。

4)BOSS系统将地市一级库接收的数据自动同步到后向报备平台,物资销售安装完成在后向报备平台进行自动激活。

5)BOSS系统销售数据自动回传供应链系统,地市相应业务操作人员在供应链系统完成下账以及稽核审批流程,并同步到ERP系统。实现实物流与信息流一致,确保销售与账务一致。

3.5 建立完善的风险防控机制

在企业全面落实贯彻“精细化管理”“降本增效”的管理思想方面,为防止物资多买形成库存积压,增加企业成本。通过对物资管理建立科学的安全库存管理机制,以及通过库存和销售数据形成科学的需求分析,形成有效的采购参考依据。以保证物资库存量在一个合理的水平,确保市场发展及时供应的基础上,杜绝库存积压。在应链管理各环节形成数据报表,及时了解分析订单、库存、销售业务发展情况,对采购决策形成有效数据依据。

一、建立安全库存机制,实现精准管控和预警

建立省库和地市库两级安全库存管理机制。当省公司物资库存量不在安全库存范围内时,系统自动给相应的管理人员发起预警提示,以便及时采取措施调整库存物资。

对每个地市库存量,通过精确到物料及的安全库存管理,设置安全库存上限和下限;当到达安全库存上限时禁止下订单和省公司调拨入地市,当达到安全库存下限时给相关管理人员发起预警提示,以便及时进行库存补充。

地市安全库存计算规则如下:

1) 安全库存下限预警:(库存可用量+在途调拨数量/在途订单数量)<= 安全库存下限

2) 安全库存上限预警:(库存可用量+在途调拨数量/在途订单数量)>= 安全库存上限

3) 安全库存上限计算逻辑:A、非甘孜、阿坝、凉山:两年季度同期日平均*20

B、甘孜、阿坝、凉山:两年季度同期日平均*30

4) 安全库存下限计算逻辑:两年季度同期日平均*7

二、建立全面的数据报表,掌握物资库存情况

1) 从订单下达到库存扫描,从扫描入库到申领出库建立全流程的数据展现和数据对比报表,实现从入库到终端入网,到下账的全流程管理,覆盖所有业务环节,形成全业务的数据追踪分析,有利于管理部门及时发现问题和准确分析问题。

2) 采用流程可视化管控原则,使实物数据在接收、转移、销售和下账全流程可视,使业务问题及时预知,风险提前防控。

3) 对于跨部门的系统对接,从供应链管理部、市场经营部、财务部、各地市分公司以及供应商各的自业务操作环节,通过多维度展现数据流处理情况,全面掌握业务环节中存在的管理问题,便于及时发现问题改进流程规范,提升终端物资管理效率。

4) 从在库物资分布、库龄、周转率等维度呈现在库物资扫描情况、周转情况、呆滞情况,有利于家宽终端采购计划制定,库存管理办法优化,以便提升库存管理效率降低库存成本。

5) 通过可视化平台建立全省物资库存情况报表,展现地市物资的扫描情况、同步BOSS情况,便于及时了解地市公司库存管理中存在的问题。

4.效益分析

通过对物资管理进行全生命周期的梳理,从订单到库存、从领用到销售、从安装到维护形成全流程实物串码级的精细化管理,打通各业务系统的数据壁垒,形成系统数据全面对接和业务数据的自动流转,形成实物流、信息流、资金流的三位一体,为提升采购准确度、提升库存周转率,降低库存成本,为市场销售提供有效的数据追踪和成本核算依据。通过设置安全库存范围,将库存保有量控制在适合市场发展的范围,满足市场需求的同时,有效降低库存积压。

如下效益统计以市场终端物资为例:

•2018年累计保障光猫333万台,采购订单准确率提升2.6%。订单一次性正确率同比提升4%;

•通过建立安全库存管理机制和按需分配领用原则,家宽终端从需求到物资领用,供货周期从52天缩短为9天,供货时间缩短82.6%;

•2018年全省平均库存金额降低到8.705亿元;

•全省库存周转率稳步提升,2018年全省平均库存周转率从11.8提升到14.4;

•全省库存呆滞率逐年下降,2018年相对2017年从10.4%降低到9.8%。

对市场销售方面,通过建立业务系统间库存数据、销售数据的自动同步和报备,有效提升销售效率和降低人工成本。

•从原来的BOSS手工入库,手工报备,到系统间数据自动交互,有效减少了人工操作以及有效规避人工操作带来风险。2018年人工入库、报备环节节约人工成本约552人年,折合金额约3312万元。

•通过建立终端全流程实物串码管理机制,通过多层级的扫码验证,有效跟踪实物流转,为市场物资追踪提供有效的技术手段,保证了库存数据与实物一致,记账内容与实物一致。

5.实施总结

在全面落实物资全生命周期精细化管理过程中,以市场营销类物资为突破口,从管理深化,流程互通,数据闭环等方面建立物资的全流程精细化管理规范,形成企业内部各部门对市场物资管理、沟通的统一语言,建立了市场物资管理项目的推动基础。

在市场物资管理过程中,通过跨组织跨部门间流程对接,建立全流程的业务对接和管理流程对接,形成管理互通和业务闭环,有效提升市场业务的沟通效率和有效降低了管理成本。打破业务管理支撑平台的数据壁垒,实现物资管理全流程数据的自动流转,形成封闭式的数据传递,为业务管理流程追溯、问题跟进做到有效的数据支撑。

物资全生命周期管理体系形成后,有效提升了采购准确率,有效提升仓储使用率,从而降低四川移动供应链成本,2018年市场物资库存管理成本降低约8.705亿元,采购订单准确度提升2.6%。通过建立实物全流程跟踪机制,有效保障账账一致,账实一致,达到降本增效,提升企业市场竞争力的作用。物资全生命周期管理到目前取得了积极的效益,可作为具有相似业务企业管理的参考。

6.未来展望

企业物资全生命周期管理是四川移动公司践行精细化管理的典型案例,为公司降本增效提供了实际依据。但是管理需要不断提升,系统也需要不断优化才能更有效的满足市场发展需要,为企业在市场竞争中处于有利地位提供保障。对于物资全流程管理在未来发展中需要进一步考虑的问题:

1、 继续深入末端管理,达到业务末梢的全面联动。从省公司到地市销售、装维末端,实现管理的进一步细化的深入,有效提升管理执行力。

2、 进一步深化部门间、组织间业务管理和流程渗透,抓住重点环节,减少重复、累赘的业务审批流;进一步提升管理效能。

3、 加强支撑系统建设,体现系统智能化,使支撑系统更加智慧,减少终端业中不必要的人工干预,实现更智能化的认证、接收、报备等。

4、 进一步深化数据挖掘,提升数据利用价值。深入挖掘和利用业务数据,为业务发展、管理提升、效益提升服务,更有效促进企业效益。

物资精细化管理是企业内部降本增效,提升企业管理水平,增强企业竞争力的重要手段。促进精细化管理,提升企业效益永远在路上。


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